Notdienst um sieben, Thermenwartung um elf, nachmittags das Bad im Rohbau: Der SHK-Tag lässt keine Lücke fürs Büro. Büromeister sammelt ein, was unterwegs anfällt — Stunden, Fotos, verbautes Material — und hängt es an den Auftrag. Abends prüfst du, statt von vorn zu tippen.
„Büromeister ist von mir gebaut, und ich rede selbst mit jedem Betrieb, der damit arbeitet. Hakt es irgendwo, landest du nicht in einer Warteschleife, sondern bei dem, der den Code geschrieben hat.“
Büromeister folgt dem SHK-Alltag statt einer Branchen-Schablone: dem Notdienst, der sich zwischen zwei geplante Termine schiebt, der Wartung, die jedes Jahr wiederkommt, der Badsanierung, die über Wochen läuft und in Abschlägen abgerechnet wird. Teuer sind dabei nicht die großen Posten, sondern die kleinen — Dichtungen, Rohrbögen, ein Ausdehnungsgefäß, zwei Meter Isolierung. Was davon nicht auf der Rechnung steht, hast du bezahlt. Deshalb schlägt Büromeister beim Rechnungschreiben vor, was laut Vor-Ort-Doku verbaut wurde, und die Nachkalkulation zeigt hinterher, ob der Heizungstausch die Stunden getragen hat, die du dafür angesetzt hattest.
Das angenommene Angebot wird zur Rechnung, ohne dass du eine Position neu tippst. Bei der Badsanierung stellst du Abschläge während der Bauzeit, die Schlussrechnung zieht sie von allein wieder ab. Wer eine E-Rechnung verlangt, bekommt ZUGFeRD nach EN 16931 im PDF, der Steuerberater den Buchungsstapel im DATEV-Format. Und die kleine Notdienst-Rechnung schreibst du in zwei Minuten, statt sie bis zum Monatsende liegen zu lassen.
Beim Rechnungschreiben liest Büromeister die Vor-Ort-Doku und schlägt vor, was verbaut wurde: die Brennwerttherme, das Ausdehnungsgefäß, die Meter Isolierung, dazu die erfassten Stunden. Du hakst ab, was mit soll, und streichst den Rest. Genau die Kleinteile, die einem am Küchentisch drei Wochen später nicht mehr einfallen, stehen damit auf dem Beleg.
Therme, Klimaanlage, Wärmepumpe: Wiederkehrende Wartungen legst du als Vertrag mit Turnus an, und Büromeister erinnert dich, bevor der nächste Termin fällig ist. Aus der Erinnerung wird der Einsatz auf der Plantafel und daraus die Rechnung. Wartungen sind der Umsatz, der jedes Jahr von allein wiederkommt — vergessene Wartungen sind der, der nie kommt.
Auf der Plantafel siehst du, wer heute wo steckt. Kommt der Rohrbruch dazwischen, ziehst du den Einsatz mit der Maus dorthin, wo Luft ist, und schiebst den Rest weiter; mehrtägige Einsätze wie den Heizungstausch ziehst du einfach breit. Wer neu eingeteilt wird, bekommt „Neuer Einsatz“ als Meldung aufs Handy, mit Adresse und Anfahrt. Kein Rundruf, kein Zettel an der Werkstatttür.
Die App geht mit in den Keller: Stunden auf den Auftrag stempeln, Typenschild und alten Kessel abfotografieren, zwei Sätze aufs Band sprechen statt zu tippen. Daraus baut die KI den Arbeitsbericht, den auch der Kunde versteht — auch wenn dein Monteur auf Türkisch, Polnisch oder Rumänisch diktiert. Den Arbeitsschein unterschreibt der Kunde gleich am Handy. Für Android und iPhone, ohne Extra-Schulung.
Die 14 Tage kosten nichts und binden dich an nichts. Wenn du lieber vorher sehen willst, wie ein Heizungstausch, eine Wartung und ein Notdienst-Einsatz darin aussehen: Termin buchen, dann gehen wir es zusammen durch.
Angebot, Wartung, Doku, Planung, Stunden und Zahlen. Klick dich durch und sieh, was in jedem Bereich steckt.
Waschtisch, WC, Dusche, Armaturen und die Montagestunden ziehst du aus deinem eigenen Katalog in die Positionsliste und passt Menge und Preis an. Alternativen — einmal die einfache, einmal die gehobene Ausstattung — hängst du unter dieselbe Hauptposition, damit der Kunde vergleichen kann, ohne dass du zwei Angebote schreibst.
Sieben Punkte, die Betriebe aus Sanitär, Heizung und Klima vor dem Umstieg klären wollen.
Ja — Sanitär, Heizung und Klima ist das Gewerk, für das Büromeister zuerst gebaut wurde. Der Wartungsvertrag mit Turnus, der Notdienst zwischen zwei Terminen, die vielen Kleinteile auf der Rechnung: An diesen Fällen sind die Abläufe entstanden, sie sind nicht nachträglich als Sonderfall angebaut worden.
Ja. Für Therme, Klimaanlage oder Wärmepumpe legst du einen Vertrag mit Turnus an; Büromeister rechnet den nächsten Termin aus und erinnert dich rechtzeitig daran. Aus dem fälligen Vertrag ziehst du den Einsatz auf die Plantafel und machst danach die Rechnung daraus — die Wartung fällt damit nicht mehr aus, weil sie niemandem eingefallen ist.
Ja. Foto und Sprachnotiz vor Ort reichen. Spricht dein Monteur Türkisch, Polnisch oder Rumänisch, diktiert er in seiner Sprache — der Arbeitsbericht kommt trotzdem auf Deutsch im Büro an, in einer Form, die du dem Kunden so schicken kannst.
Über die Vor-Ort-Doku. Was dein Monteur fotografiert, diktiert oder als Leistung abhakt, schlägt Büromeister beim Rechnungschreiben als Position vor, mit den Preisen aus deinem Katalog. Du hakst ab, was mit soll, und streichst den Rest.
Der Rohrbogen und die zwei Meter Isolierung, die einem drei Wochen später nicht mehr einfallen, stehen damit auf dem Beleg. Was verbraucht wurde, buchst du bei der Gelegenheit gleich vom Lager ab.
Ja. Büromeister erzeugt ZUGFeRD nach EN 16931 — das XML steckt im PDF, geprüft gegen den KoSIT-Validator. Für die Buchhaltung fällt der DATEV-Buchungsstapel an, die zugehörigen Belege gibt es als ZIP dazu. Abgelegt wird GoBD-fest, Nachtippen beim Steuerberater entfällt.
Der Preis hängt am Betrieb, nicht an der Zahl deiner Monteure: 49,90 € im Monat für einen Zugang, 99,90 € für bis zu fünf und 179,90 € für bis zu zehn. Jedes Paket kann dasselbe, es gibt keine Funktion, die erst im teuren Paket auftaucht. 14 Tage gratis testen, monatlich kündbar, keine Gebühr für Einrichtung oder Monteur-Schulung.
Gerade da. In einem kleinen SHK-Betrieb hängt der Bürokram an einer einzigen Person, meistens am Chef und meistens abends nach dem letzten Notdienst. Genau diesen Teil nimmt Büromeister ab — und daran ändert sich nichts, wenn aus drei Monteuren sechs werden.
Ob am Monatsende etwas übrig bleibt, entscheidet sich im SHK-Betrieb selten am Stundensatz. Es entscheidet sich an den Kleinteilen, die keiner aufgeschrieben hat, an der Wartung, an die niemand gedacht hat, und am Angebot, das drei Tage liegen blieb, bis der Kunde beim Nächsten unterschrieben hat.
Genau dort setzt Büromeister an. Kunde, Anlage, Foto, Stunde und Beleg hängen am selben Auftrag, die Wartung meldet sich, wenn sie dran ist, und die Rechnung entsteht aus dem, was im Keller wirklich passiert ist. Für einen inhabergeführten Betrieb heißt das nicht mehr Verwaltung, sondern weniger.
Ein Programm für Werkstatt, Keller und Büro
Teste Büromeister 14 Tage gratis und sieh nach, was nach dem letzten Notdienst noch auf dem Schreibtisch liegt.
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