Zwölf Adressen, hundert Kleinigkeiten und am Monatsende die Frage, was davon auf welche Rechnung gehört. Büromeister ist die Hausmeister Software für genau diesen Teil: die Pauschale je Objekt, die Sonderleistung daneben, die Stunden dort, wo sie angefallen sind — und der Nachweis für die Hausverwaltung entsteht unterwegs, nicht abends am Küchentisch.
„Büromeister ist von mir gebaut, und ich rede selbst mit jedem Betrieb, der damit arbeitet. Hakt es irgendwo, landest du nicht in einer Warteschleife, sondern bei dem, der den Code geschrieben hat.“
Büromeister ist an dem entlang gebaut, was in der Objektbetreuung wirklich anfällt: der Kontrollgang durch Keller, Treppenhaus und Tiefgarage, der klemmende Türschließer zwischendurch, das Treppenhaus nach Turnus, das Räumen vor sieben Uhr und im Sommer die Hecke am Stellplatz. Jedes Objekt ist ein eigener Kunde mit eigener Akte, und jeder Einsatz hängt daran — mit Stunden, Fotos und dem, was verbraucht wurde. Deshalb kannst du am Monatsende die Pauschale stellen und die Sonderleistungen daneben, ohne im Kalender zurückzublättern. Fragt der Verwalter im März, wann im Januar zuletzt gestreut wurde, musst du nicht überlegen: es steht mit Datum und Uhrzeit am Objekt.
Jedes Objekt bekommt seinen wiederkehrenden Auftrag mit Turnus: Treppenhaus wöchentlich, Kontrollgang jeden Montag, Grünpflege von April bis Oktober. Büromeister meldet sich, bevor der nächste Termin fällig ist, und du planst ihn in die Tour, in der ohnehin jemand in der Straße unterwegs ist. Was die Verwaltung monatlich zahlt und was dafür zu leisten ist, steht am Vertrag — und nicht nur in deinem Kopf.
Der Spülkasten im Erdgeschoss, die durchgebrannte Kellerleuchte, der Handlauf, der nachgezogen werden musste: Solche Zwanzig-Minuten-Sachen fallen zwischen Kontrollgang und Räumen unter den Tisch und tauchen am Monatsende nirgends auf. Vor Ort hältst du sie mit einem Foto und zwei Sätzen aufs Band fest. Beim Rechnungschreiben legt dir Büromeister vor, was dabei draufging — Dichtung, Leuchtmittel, Silikon —, und du hakst ab, was berechnet wird.
Früh räumen an drei Objekten, ab neun der Kontrollgang im Bürohaus, nachmittags eine Reparatur in der Wohnanlage: Wer das Objekt wechselt, wechselt am Handy den Auftrag und stempelt darauf. Wer die Stoppuhr vergisst, trägt abends nach, und der Nachtrag bleibt als solcher erkennbar. Im Büro siehst du je Objekt, wie viele Stunden hineingelaufen sind — und merkst rechtzeitig, wenn eine Pauschale den Aufwand nicht mehr deckt.
Auf der Plantafel liegt die Woche über sämtliche Objekte: welches Treppenhaus dran ist, wo die Hecke geschnitten wird, wer bei Schnee um halb sechs anfängt. Fällt jemand krank aus, ziehst du seine Einsätze mit der Maus auf einen Kollegen, statt sechs Verwaltungen einzeln anzurufen. Wer neu eingeteilt wird, bekommt „Neuer Einsatz“ als Meldung aufs Handy, mit Adresse, Zeitraum und dem, was dort ansteht.
Die 14 Tage kosten nichts, eine Karte hinterlegst du dafür nicht. Nimm zwei Objekte, die du sowieso betreust — eines mit Pauschale, eines mit Reparaturen nach Aufwand — und sieh dir an, wie die Monatsrechnung am Ende aussieht. Magst du es lieber einmal gezeigt bekommen, buch dir stattdessen einen Termin.
Abrechnung, Objekte, Tagesplanung, Nachweis, Stunden und Zahlen: ein Zugang für alles. Klick dich durch, was drinsteckt.
Die monatliche Betreuung steht als eigene Position, die Reparatur am Tiefgaragentor daneben. Der Verwalter sieht auf der Rechnung, wofür die Pauschale gilt und was zusätzlich angefallen ist — genau die Zeile, über die sonst jedes Mal diskutiert wird.
Was Hausmeisterbetriebe vor dem Umstieg wissen wollen — kurz beantwortet, ohne Werbesprech.
Dafür ist es gebaut: viele kleine Einsätze an vielen Adressen statt weniger großer Baustellen. Jedes Objekt ist ein eigener Kunde mit eigener Akte, die wiederkehrende Betreuung legst du einmal mit Turnus an, und Reparaturen hängst du als eigene Aufträge daran. Gebraucht wird so ein Programm in dem Moment, in dem du am Monatsende raten musst, welche Stunde zu welchem Haus gehörte.
Du legst je Objekt einen wiederkehrenden Auftrag mit Turnus an — was enthalten ist und was die Verwaltung dafür zahlt, steht am Vertrag. Büromeister erinnert dich rechtzeitig, du planst den Termin ein, und aus demselben Auftrag entsteht die Rechnung.
Alles, was zusätzlich anfiel, steht als eigene Position daneben: die Reparatur, das Material, die Sonderfahrt zum Sperrmüll. Der Verwalter sieht damit auf einem Blatt, was die Pauschale abdeckt und was nicht — und du musst dich nicht auf einen Streit einlassen, den du ohne Nachweis ohnehin verlierst.
Über die Vor-Ort-Doku. Foto, Sprachnotiz und abgehakte Leistungen hängen mit Datum und Uhrzeit am Objekt; daraus baut die KI den Arbeitsbericht auf Deutsch, auch wenn dein Mann auf Türkisch, Polnisch oder Rumänisch diktiert hat. Bei Reparaturen in der Wohnung zeichnet der Mieter den Arbeitsschein auf dem Handy gegen, und die Unterschrift steht im PDF.
Fragt die Verwaltung im März, wann im Januar zuletzt gestreut wurde, öffnest du das Objekt und liest es ab. Das ist der Unterschied zwischen „ich meine, am Dienstag“ und einem Eintrag mit Uhrzeit.
Ja. Jeder stempelt am Handy auf den Auftrag, an dem er gerade arbeitet, und stellt beim Objektwechsel um; wer es vergisst, trägt abends nach, und der Nachtrag bleibt erkennbar. Im Büro siehst du je Objekt die Summe und je Mitarbeiter den Monat. Dieselben Stunden gehen am Monatsende als Datei ans Lohnbüro, ohne dass jemand Zettel abtippt.
Der Räumeinsatz ist ein wiederkehrender Auftrag wie jeder andere: Du planst ihn auf der Plantafel, dein Mann stempelt die Stunden darauf, und das Foto von der geräumten Einfahrt hängt mit Uhrzeit am Objekt. Das Streusalz buchst du aus dem Lager auf das Haus, und die Bestellliste meldet sich, bevor der Sack leer ist.
Wenn jemand auf dem Gehweg stürzt und die Verwaltung wissen will, wann geräumt wurde, ist genau diese Kette dein Nachweis. Ein eigenes Winterdienst-Modul ist es nicht — es sind die normalen Funktionen, auf den Räumdienst angewendet.
Ja. Was Büromeister ausgibt, ist ZUGFeRD nach EN 16931: das XML steckt im PDF, revisionssicher im Sinne der GoBD und gegen den KoSIT-Validator geprüft. Das reicht für Wohnungsgesellschaften und kommunale Auftraggeber, die eine E-Rechnung verlangen. Dein Steuerberater bekommt den Buchungsstapel im DATEV-Format samt Belegen im ZIP.
Abgerechnet wird je Betrieb, nicht je Kopf: 49,90 € im Monat für einen Zugang, 99,90 € für bis zu fünf, 179,90 € für bis zu zehn — in jedem Paket steckt derselbe Funktionsumfang. Die Aushilfe fürs Treppenhaus kostet dich also keinen Aufpreis. Vorher 14 Tage gratis, danach monatlich kündbar, für Einrichtung und Einweisung kommt nichts obendrauf.
Ob ein Hausmeisterservice am Jahresende Geld verdient hat, entscheidet sich selten an einem großen Auftrag. Es entscheidet sich an der halben Stunde für den Türschließer, die keiner notiert hat, am Leuchtmittel, das nie auf einer Rechnung stand, und an der Pauschale, die vor vier Jahren gut kalkuliert war und heute den Aufwand nicht mehr deckt. Jede dieser Lücken ist klein — bei zwölf Objekten und zweihundert Einsätzen im Jahr ist sie es nicht mehr.
Büromeister räumt genau das auf. Betreuungsvertrag, Foto, Stunde, Materialbuchung und Beleg hängen an derselben Adresse, die wiederkehrenden Leistungen melden sich von selbst, und der Nachweis für die Verwaltung entsteht während der Arbeit statt danach. Für einen Betrieb, in dem der Chef vormittags selbst räumt und nachmittags das Büro macht, zählt am Ende genau das: der Abend gehört wieder der Familie.
Ein Programm für Objekte, Nachweise und Abrechnung
Probier Büromeister 14 Tage gratis an zwei deiner Objekte aus und sieh, wie die Monatsrechnung danach aussieht.
Such dir einen Termin aus, dann nehmen wir eines deiner Häuser — Pauschale, Kontrollgang, eine Reparatur — und gehen es in 15 bis 30 Minuten bis zur Monatsrechnung durch. Das kostet nichts, und danach bist du zu nichts verpflichtet.
